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Inhouse-Kommunikation vereinfachen

Der Informationsfluß in vielen Unternehmen oder Organisationen leidet unter etlichen Kommunikations- und Darstellungsproblemen. Im Lauf der Jahre sind unterschiedliche Systeme eingeführt worden, die teilweise untereinander nicht kompatibel sind. Je nach Programm ist die Bedienung oft auch nicht leicht zu erlernen und falls doch, ist auf jeden Fall jedes Programm unterschiedlich in seiner Bedienung.

Auch die Kommunikationswege sind höchst unterschiedlich: Vom Zettelverteilsystem (Hausmitteilung, Rundschreiben) über das schwarze Brett bis hin zu E-Mail, Datenbankabfrage und Groupware. Es gibt

  • heterogene Formate,
  • Medienbrüche (Papier, Mikrofilm, digital, ...),
  • Probleme beim Datenaustausch zwischen Abteilungen,
  • langsamen Informationsfluß,
  • kostenintensive Verteilung der Info,
  • redundante Datenhaltung,
  • und vieles mehr.

Mit Internet-Diensten wie E-Mail, News und WWW bietet sich die Möglichkeit, alle Informationen mit einem einzigen Programm, dem WWW-Browser darzustellen. Es ist also nur noch die Bedienung eines einzigen Programms zu erlernen. Die Informationsaufbereitung kann in Form von WWW-Seiten in der Beschreibungssprache HTML (HyperText Markup Language) erfolgen. Beim Einstieg ist an einigen Stellen sicher zusätzlicher Programmieraufwand für die Datenkonvertierung nötig, aber letztendlich ist es egal, ob das Ergebnis einer Datenbankabfrage für einen Drucker oder für einen WWW-Browser aufbereitet werden muß. Im einfachsten Fall genügen jeweils eine Zeile zu Beginn und am Ende eines Dokuments:

  • <html><head><title>Dokumententitel</title></head><body><pre>
  • Hier kommt dann der Text des Dokuments
  • </pre></body></html>
Zu einem 'echten' WWW-Dokument gehört natürlich mehr: Strukturierung des Textes, Einfügen von Querverweisen (das Minimum wäre eine hierarchische Menüstruktur), Einbinden von Bild- und Tondokumenten.

Wichtigste Anwendung ist aus meiner Sicht nach wie vor die elektronische Post, 'E-Mail' genannt. Im Gegensatz zum Telefon, wo beide Partner gleichzeitig anwesend sein müssen, hat man bei E-Mail eine zeitliche Entkopplung - der Partner ist insofern immer erreichbar. Außerden lassen sich per E-Mail auch andere digital gespeicherte Informationen,z. B. Texte, Bilder, etc., verschicken. Im Gegensatz zum Fax, das auch eine zeitliche Enkopplung der Partner schafft, lassen sich bei E-Mail die Daten im Computer gleich weiterverarbeiten.

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